25 декабря 2008, 07:50 более 3-х лет назад
Отправка документов внутри Университета
Оптимальным методом автоматизации документооброта является массовое сканирование бумажных документов. СибГУТИ получено 11 лицензий на поточное сканирование в комплекте с пакетом распознавания документов Fine Reader *. Лицензии выделены для рабочих мест с большим потоком документов.
На местах где не предусмотрена эта опция, пользователи могут прикреплять документы в любом из распространеённых электронных форматов: документы поддерживаемы пакетом MS Office (расширения «doc» (MS Word), «xls» (электронные таблицы Exсel), «ppt» (презентации PowerPoint)), и основные графические форматы для скан-копий факсов, писеми т. п.
* Опция «Поточное сканирование» предназначена для автоматизации следующих процессов:
В модуле «Документы» системы «ДЕЛО»:
* прикрепление электронных образов отсканированных документов к их регистрационным карточкам (РК);
В системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО»:
* прикрепление электронных образов отсканированных документов к их архивным регистрационным карточкам (АРК);
* создание новых АРК документов, входящих в определенное архивное дело, и прикрепление к ним электронных образов отсканированных документов.
Работа с опцией
Технология поточного сканирования включает три этапа:
* Печать штрих-кода
* Подготовка документов к сканированию
* Сканирование документов и обработка их электронных образов
Порядок прикрепления документа к Рабочей карточке
1)На бумажный документ заводиться РК;
2)Документ вставляется в принтер и на нем печатается штрих-код (для многосоставных документов штрих-код печатается либо на одной либо на всех страницах документа);
3)По окончании регистрации всех документов производится их массовое сканирование в опции «Поточное сканирование», файлы со штрих-кодами автоматически прикрепляются к рабочим карточкам.
Дополнительные опции
1)В процессе печати можно устанавливать расположение штрих-кода на странице.
2)В СЭД «Дело» версии 8.9.7 реализована возможность поиска электронных документов по штрих-коду. Для этого надо воспользоваться ручным или стационарным сканером (как в магазинах) и на экран будет выведена РК со всей историей исполнения и перемещения документа внутри университета.
На местах где не предусмотрена эта опция, пользователи могут прикреплять документы в любом из распространеённых электронных форматов: документы поддерживаемы пакетом MS Office (расширения «doc» (MS Word), «xls» (электронные таблицы Exсel), «ppt» (презентации PowerPoint)), и основные графические форматы для скан-копий факсов, писем
* Опция «Поточное сканирование» предназначена для автоматизации следующих процессов:
В модуле «Документы» системы «ДЕЛО»:
* прикрепление электронных образов отсканированных документов к их регистрационным карточкам (РК);
В системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО»:
* прикрепление электронных образов отсканированных документов к их архивным регистрационным карточкам (АРК);
* создание новых АРК документов, входящих в определенное архивное дело, и прикрепление к ним электронных образов отсканированных документов.
Работа с опцией
Технология поточного сканирования включает три этапа:
* Печать штрих-кода
* Подготовка документов к сканированию
* Сканирование документов и обработка их электронных образов
Порядок прикрепления документа к Рабочей карточке
1)На бумажный документ заводиться РК;
2)Документ вставляется в принтер и на нем печатается штрих-код (для многосоставных документов штрих-код печатается либо на одной либо на всех страницах документа);
3)По окончании регистрации всех документов производится их массовое сканирование в опции «Поточное сканирование», файлы со штрих-кодами автоматически прикрепляются к рабочим карточкам.
Дополнительные опции
1)В процессе печати можно устанавливать расположение штрих-кода на странице.
2)В СЭД «Дело» версии 8.9.7 реализована возможность поиска электронных документов по штрих-коду. Для этого надо воспользоваться ручным или стационарным сканером (как в магазинах) и на экран будет выведена РК со всей историей исполнения и перемещения документа внутри университета.