Поддержка пользователей документооборота

Основные элементы, которыми оперирует система электронного документооборота это: регистрационная карточка (РК) документа требующего исполнения и регистрационная карточка проекта документа (РКПД), необходимая при учёте и контроле проектов, являющихся основой для создания рабочих документов для дальнейшего исполнения.

В документах РК исполнение определяется их содержанием (необходимо дать ответ; подготовить отчёт; разработать документацию и т. п.). В РКПД исполнением является создание юридически верных документов, их согласование и утверждение должностными лицами, с последующей регистрацией в качестве документов требующих исполнения в соответствии с их содержанием.

РКПД создаются и исполняются пользователем только в том случае, если ему дано право вести проекты «исходящих» документов.

Преобразование проектов документов в рабочие документы может происходить автоматически, после чего РКПД удаляется и в системе появляется РК. Дополнительно можно потребовать прикрепление электронной цифровой подписи (ЭЦП) исполнителя и визирующих должностных лиц ко всем документам, прикреплённым к РКПД.