27 января 2009, 05:55 более 3-х лет назад
ИНСТРУКЦИЯ: Организация работ в СЭД «ДЕЛО»
2.1.Прием и обработка документов в условиях использования в отделах СибГУТИ системы электронного делопроизводства и документооборота «Дело», далее «СЭД «Дело» осуществляется работниками отдела канцелярии и сотрудниками ответственными за ведение делопроизводства в отделах.
2.2.Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений вуза (управлений, отделов, деканатов, кафедр).
2.3.К работе с СЭД «Дело» допускаются работники, прошедшие специальное обучение.
2.4.Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2.5.В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу и свое решение доносит до отдела канцелярии.
2.6.В СЭД «Дело» каждому пользователю присваивается право работать с документами, имеющими определенные грифы доступа. В связи с этим в СЭД «Дело» ограничиваются права доступа пользователей к конфиденциальным документам на основе приказа о разграничении грифов доступа для пользователей и сотрудников системы «Дело».
2.7.Работа в СЭД «Дело» основывается на принципе однократной регистрации документов. Зарегистрированные в системе и поступившие в отдел из отдела канцелярии или других отделов документы повторно не регистрируются. В связи с этим необходимость в ведении рукописных журналов регистрации отпадает.
2.8.Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства вуза.
2.9.Документирование передачи документов между отделами и внутри отделов может осуществляется путем росписи в формируемых (см. Приложение №1) СЭД «Дело» реестрах.
2.10.Пользователям СЭД «Дело» запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам.
2.11.Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований действующей Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов или разглашении идентификаторов в СЭД «ДЕЛО» немедленно докладывать руководителю подразделения и сообщают в отдел канцелярии.
2.12.При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
2.13.При увольнении или перемещении ответственного за делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в отдел канцелярии.
Комментарии
к п. 2.1. Сотрудники канцелярии выполняют работы в СЭД в соответствии со своими должностными обязанностями, ответственные работники подразделений назначаются приказом по университету. И в первом, и во втором случае делается соответствующее дополнение в должностную инструкцию. И приказ и изменение в должностной инструкции доводится под роспись до пользователя СЭД.
2.2.Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений вуза (управлений, отделов, деканатов, кафедр).
2.3.К работе с СЭД «Дело» допускаются работники, прошедшие специальное обучение.
2.4.Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2.5.В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу и свое решение доносит до отдела канцелярии.
2.6.В СЭД «Дело» каждому пользователю присваивается право работать с документами, имеющими определенные грифы доступа. В связи с этим в СЭД «Дело» ограничиваются права доступа пользователей к конфиденциальным документам на основе приказа о разграничении грифов доступа для пользователей и сотрудников системы «Дело».
2.7.Работа в СЭД «Дело» основывается на принципе однократной регистрации документов. Зарегистрированные в системе и поступившие в отдел из отдела канцелярии или других отделов документы повторно не регистрируются. В связи с этим необходимость в ведении рукописных журналов регистрации отпадает.
2.8.Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства вуза.
2.9.Документирование передачи документов между отделами и внутри отделов может осуществляется путем росписи в формируемых (см. Приложение №1) СЭД «Дело» реестрах.
2.10.Пользователям СЭД «Дело» запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам.
2.11.Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований действующей Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов или разглашении идентификаторов в СЭД «ДЕЛО» немедленно докладывать руководителю подразделения и сообщают в отдел канцелярии.
2.12.При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
2.13.При увольнении или перемещении ответственного за делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в отдел канцелярии.
Комментарии
к п. 2.1. Сотрудники канцелярии выполняют работы в СЭД в соответствии со своими должностными обязанностями, ответственные работники подразделений назначаются приказом по университету. И в первом, и во втором случае делается соответствующее дополнение в должностную инструкцию. И приказ и изменение в должностной инструкции доводится под роспись до пользователя СЭД.