11 июня 2009, 08:41 более 2-х лет назад
ИНСТРУКЦИЯ: Технология работ с входящими документами подразделения
4.3.1. ПРИ ПОСТУПЛЕНИИ ИЗ ОТДЕЛА КАНЦЕЛЯРИИ (входящие и организационно-распорядительные документы) или непосредственно из других структурных подразделений вуза (внутренние документы) работник, ответственный за ведение делопроизводства в отделе находит в папке «Поступившие» своего «Кабинета» в СЭД регистрационную карточку, и отмечает его получение («Принять к исполнению»).
4.3.2. РАБОТНИК, ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА в отделе (им может быть и начальник подразделения), работая в папке «На исполнение», после рассмотрения документа начальником подразделения вводит в СЭД резолюцию и, при необходимости постановки на внутренний контроль, плановую дату исполнения.
4.3.3. ПО ЗАВЕРШЕНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА РАБОТНИК, ответственный за ведение делопроизводства в отделе вводит отчет исполнителей, не являющихся пользователями системы, и снимает документ с внутреннего контроля. После чего отчитывается перед отделом канцелярии об исполнении документов с резолюциями Ректора СибГУТИ: заполняет «отчет исполнителя» в СЭД и возвращает оригинал входящего документа (по документам, поставленным на контроль).
4.3.4. НЕ ДОПУСКАЕТСЯ СТИРАТЬ АННОТАЦИИ ДОКУМЕНТОВ, введенные в отделе канцелярии, а также ранее сделанные записи в поле «Комментарий».
4.3.5. ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ ЯВЛЯЕТСЯ ЗАПОЛНЕНИЕ ПОЛЯ «СВЯЗКИ» с использованием соответствующего справочника системы, если регистрируемый документ является ответом на какой-либо документ, дополнением к нему или связан тематически.
4.3.6. ПРИ СПИСАНИИ ДОКУМЕНТА В ДЕЛО заполняется соответствующие реквизиты карточки («Дело» и «Дата списания в дело») с использованием справочника «Номенклатура дел».
4.3.7. РАБОТНИК, ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА в отделе вводит в карточку, в журнал передачи документа информацию о передаче в отдел канцелярии оригинала и, если необходимо, копии документа для формирования реестра передачи документов.
4.3.2. РАБОТНИК, ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА в отделе (им может быть и начальник подразделения), работая в папке «На исполнение», после рассмотрения документа начальником подразделения вводит в СЭД резолюцию и, при необходимости постановки на внутренний контроль, плановую дату исполнения.
4.3.3. ПО ЗАВЕРШЕНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА РАБОТНИК, ответственный за ведение делопроизводства в отделе вводит отчет исполнителей, не являющихся пользователями системы, и снимает документ с внутреннего контроля. После чего отчитывается перед отделом канцелярии об исполнении документов с резолюциями Ректора СибГУТИ: заполняет «отчет исполнителя» в СЭД и возвращает оригинал входящего документа (по документам, поставленным на контроль).
4.3.4. НЕ ДОПУСКАЕТСЯ СТИРАТЬ АННОТАЦИИ ДОКУМЕНТОВ, введенные в отделе канцелярии, а также ранее сделанные записи в поле «Комментарий».
4.3.5. ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ ЯВЛЯЕТСЯ ЗАПОЛНЕНИЕ ПОЛЯ «СВЯЗКИ» с использованием соответствующего справочника системы, если регистрируемый документ является ответом на какой-либо документ, дополнением к нему или связан тематически.
4.3.6. ПРИ СПИСАНИИ ДОКУМЕНТА В ДЕЛО заполняется соответствующие реквизиты карточки («Дело» и «Дата списания в дело») с использованием справочника «Номенклатура дел».
4.3.7. РАБОТНИК, ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА в отделе вводит в карточку, в журнал передачи документа информацию о передаче в отдел канцелярии оригинала и, если необходимо, копии документа для формирования реестра передачи документов.