Поддержка пользователей документооборота
4.4.1. РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ выполняется с заполнением всех требуемых реквизитов карточки данного документа. При этом поле: «Адресат» не заполняется. В регистрационные карточки типовая резолюция, «Автор резолюции» — начальник отдела, подготовившего документ, и в качестве исполнителей выбираются фамилии начальников отделов (наименования структурных подразделений), в которые направляется документ.
4.4.2. ДЛЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ИСПОЛНЕНИЮ, вводится резолюция, исполнение в которой контролируется либо сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, либо начальником подразделения (на усмотрение начальника подразделения).
4.4.3. ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ является заполнение поля: «Связки» с использованием соответствующего справочника, если регистрируемый документ является ответом на какой-либо документ, дополнением к нему или связан тематически.
4.4.4. ПРИ СПИСАНИИ ДОКУМЕНТА В ДЕЛО заполняются соответствующие реквизиты карточки («Дело» и «Дата списания в дело») с использованием справочника «Номенклатура дел». Если внутренний документ, зарегистрированный работником, ответственным за ведение делопроизводства у руководства, не списан при регистрации в дело, то он должен быть списан в дело в отделе, куда направлен на исполнение.
4.4.5. СОТРУДНИК, ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА в отделе вводит в регистрационную карточку документа (РК) информацию о передаче оригинала и копий документа, формирует реестр передачи документов в отделы, передает оригиналы и копии документа работникам соответствующих отделов под роспись (см. Приложение №1) в РК или в журнале передачи документов исполнителям в отделе.
4.4.6. ТРЕБОВАНИЯ К АННОТАЦИИ ДОКУМЕНТА (поле «Содержание») для входящих, исходящих и внутренних документов.
В аннотации должна быть указана четкая формулировка, кратко передающая содержание документа, его смысл (ответ на вопрос: «Какому предмету (действию) посвящен документ?»). Если в документе затрагиваются вопросы деятельности конкретной организации, то ее наименование необходимо включить в аннотацию. Не разрешается вместо аннотаций использовать разного рода символы (например, «* * * *») или заголовки типа «Информация на рассмотрение», не раскрывающего смысла документа.
4.4.7. ПО ЗАПРОСАМ НАЧАЛЬНИКА ИЛИ СОТРУДНИКОВ ОТДЕЛА работник, ответственный за ведение делопроизводства в отделе выполняет поиск документов, отвечающих заданным критериям.
4.4.8. РАБОТНИК, ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА в отделе обязан оперативно отвечать на запросы других отделов об исполнении документов, по которым ведется совместная работа.
4.4.9. РАБОТНИКУ, ОТВЕТСТВЕННОМУ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА в отделе, для того чтобы поставить в отметку о списании документа в дело, необходимо открыть РК документа, войти в журнал передачи документа (ЖПД) и, нажав клавишу: «Списать документ в дело», выбрать номер дела по номенклатуре, в которое списвывается документ.
4.4.10. ПОСЛЕ ВВЕДЕНИЯ РЕЗОЛЮЦИЙ РУКОВОДСТВА СибГУТИ и должностных лиц отделов их редактирование (изменение содержания, состава исполнителей) не разрешается.
4.4.11. ДЛЯ ОТРАЖЕНИЯ В РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКЕ ХОДА рассмотрения документа вводятся новые резолюции, уточняющие порядок исполнения документа в отделах.
Адрес: http://test.scr.ru/2009/06/16/1/