Поддержка пользователей документооборота
4.6.1. ДОКУМЕНТ ИЛИ ОТДЕЛЬНЫЙ ЕГО ФРАГМЕНТ (например, пункт постановления, приказа, распоряжения, протокола
4.6.2. КОМПЬЮТЕРНАЯ РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА КОНТРОЛЬНОГО ДОКУМЕНТА выделяется отметкой «К» или «Контроль». Срок исполнения документа указывается в поле «Плановая дата».
4.6.3. ПРИ ПОСТАНОВКЕ ДОКУМЕНТА НА КОНТРОЛЬ его регистрационная карточка поступает в папку «На контроле». Доступ к этой папке имеют работники, ответственные за ведение делопроизводства в отделах (начальник подразделения), осуществляющие контроль за исполнением документов.
4.6.4. РАБОТНИКИ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА в отделах, осуществляющие контроль, обязаны ежедневно просматривать папку «На контроле». Доступ к этой папке имеют работники, ответственные за ведение делопроизводства в отделах и начальник подразделения, осуществляющие контроль за исполнением документов.
4.6.5. ПО ВСЕМ КОНТРОЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ РАБОТНИКОМ, ответственным за ведение делопроизводства в отделе (по данным исполнителя) вводится отчет исполнителя.
4.6.6. ЕСЛИ ВО ИСПОЛНЕНИЕ КОНТРОЛЬНОГО ДОКУМЕНТА ПОДГОТОВЛЕН исходящий или внутренний документ, и он зарегистрирован в со связкой с контрольным, то в «Отчете исполнителя» достаточно указать дату и номер документа — ответа.
4.6.7. ПРИ УСТНОМ ОТВЕТЕ ИЛИ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА, не связанном с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем, и что (кратко).
1.1.8. ЕСЛИ ОТДЕЛ ЯВЛЯЕТСЯ ОТВЕТСТВЕННЫМ ИСПОЛНИТЕЛЕМ документа, то составляется сводный отчет об исполнении
4.6.9. СНЯТИЕ С КОНТРОЛЯ ДОКУМЕНТОВ, исполнение которых контролируется отделом канцелярии, осуществляется работниками этого отдела после возврата соответствующими работниками, ответственными за ведение делопроизводства в отделе оригинала входящего документа и копии документа об исполнении.
4.6.10. СНЯТИЕ С КОНТРОЛЯ ДОКУМЕНТОВ, поставленных на контроль в отделе, осуществляется уполномоченными работниками данного подразделения посредством заполнения поля «Фактическая дата» (Для документов, контролируемых отделом канцелярии, доступ в данное поле закрыт).
4.6.11. РЕКОМЕНДУЕТСЯ ТАКЖЕ ЗАПОЛНЯТЬ ПОЛЕ «Основание для снятия с контроля».
Адрес: http://test.scr.ru/2009/06/23/1/