Поддержка пользователей документооборота

Ответственные за ведение документооборота в подразделениях должны обратиться в Организационно-правовое управление (ОПУ) для получения инструкции в печатном виде. Далее: разделы, регулируемые инструкцией

Достаточным уровнем заполнения справочников системы персональными данными является указание только должностных лиц — работников университета, которые официально участвуют в документообороте: являются авторами документов, резолюций и исполнителями поручений.

При работе в системе используются виртуальные (не вносимые в систему) пользователи — «ответственные лица», которые в соответствии с приказом по университету получают права должностного лица вести от его имени работу в системе электронного документооборота.

Так, для ректора и первого проректора университета ответственным лицом будет секретарь, а для деканов и заведующих кафедрами — сотрудники подразделений, отвечающие за локальный документооборот.

В связи с этим количество лицензий системы меньше количества сотрудников университета, являющихся пользователями системы документооборота.

Ключевыми верхними типами документов в системе документооборота являются «входящие», «исходящие» документы, «письма и обращения граждан».

Они определяются в соответствии с жёстко регламентированными правилами и нормами обработки, исполнения. Их названия — дань традиционному бумажному документообороту.

Документы поступающие от внешних корреспондентов разделяются по признаку лица: юридического или физического. Они могут быть плановыми, случайными (непредсказуемыми) или ответными (стимулированными). Все остальные документы производятся внутри организации, поэтому правильнее было бы называть их «генерируемыми» (внутренними). Все «внутренние документы» традиционно называются «исходящими», т. е. формально доступными для внешних организаций и физических лиц. Но их «доступность» определена соответствующими законами страны, и может изменяться от 100% (полная доступность; публичные исходящие документы: пресс-релизы, публичные заявления и т. п.) до 0% (совершенно секретно; внутренние документы: государственные, финансовые, технологические документы и т. п. — практически недостижимая ситуация).

Основные элементы, которыми оперирует система электронного документооборота это: регистрационная карточка (РК) документа требующего исполнения и регистрационная карточка проекта документа (РКПД), необходимая при учёте и контроле проектов, являющихся основой для создания рабочих документов для дальнейшего исполнения. Читать дальше: особенности отношений РК и РКПД

Одной из элементарных единиц управления в системе электронного документооборота является документ*, а не его содержание. Документ становиться таковым только после регистрациив соответствии с установленными правилами.

Задача системы документарного обеспечения управления состоит в том, чтобы в рамках действующего законодательства организовать правовое поле административной и хозяйственной деятельности, обеспечивающее преемственность, оперативность и планирование.

* Существует множество определений понятия документ, Читать дальше…