Поддержка пользователей документооборота

Ключевыми верхними типами документов в системе документооборота являются «входящие», «исходящие» документы, «письма и обращения граждан».

Они определяются в соответствии с жёстко регламентированными правилами и нормами обработки, исполнения. Их названия — дань традиционному бумажному документообороту.

Документы поступающие от внешних корреспондентов разделяются по признаку лица: юридического или физического. Они могут быть плановыми, случайными (непредсказуемыми) или ответными (стимулированными). Все остальные документы производятся внутри организации, поэтому правильнее было бы называть их «генерируемыми» (внутренними). Все «внутренние документы» традиционно называются «исходящими», т. е. формально доступными для внешних организаций и физических лиц. Но их «доступность» определена соответствующими законами страны, и может изменяться от 100% (полная доступность; публичные исходящие документы: пресс-релизы, публичные заявления и т. п.) до 0% (совершенно секретно; внутренние документы: государственные, финансовые, технологические документы и т. п. — практически недостижимая ситуация).

Одной из элементарных единиц управления в системе электронного документооборота является документ*, а не его содержание. Документ становиться таковым только после регистрациив соответствии с установленными правилами.

Задача системы документарного обеспечения управления состоит в том, чтобы в рамках действующего законодательства организовать правовое поле административной и хозяйственной деятельности, обеспечивающее преемственность, оперативность и планирование.

* Существует множество определений понятия документ, Читать дальше…