Поддержка пользователей документооборота

Номенклатура дел настроена на новую годовую нумерацию. Изменены номенклатурные номера Военной кафедры, Военно-учебного центра, АЦИТ, Кафедры технической электротехники.

Ведутся текущие работы по переходу серверов административного управления с физических машин на виртуальные. Продолжаются поиски нестабильной работы программ свернутых в трей на «толстых клиентах» (рабочих станциях). Предположительно проблема связана с потерей в сети запросов «keep alive», отправляемых программой когда с ней не работает пользователь.

Закончено массовая «толстая» настройка прав доступа ответственных и должностных лиц II очереди СЭД.

C 26 января (понедельник) начинается индивидуальная «тонкая» настройка прав доступа и подготовка к установке рабочих мест в учебных подразделениях.

Закончено заведение справочников подразделений и пользователей системы электронного документооборота. Начата массовая «толстая» настройка прав доступа ответственных и должностных лиц II очереди СЭД.

На текущий день настроено 5% записей пользователей.

Закончена работа над номенклатурой дел II очереди. Справочник полностью закончен и экспортирован для плановой доработки в 2010 году.

Достаточным уровнем заполнения справочников системы персональными данными является указание только должностных лиц — работников университета, которые официально участвуют в документообороте: являются авторами документов, резолюций и исполнителями поручений.

При работе в системе используются виртуальные (не вносимые в систему) пользователи — «ответственные лица», которые в соответствии с приказом по университету получают права должностного лица вести от его имени работу в системе электронного документооборота.

Так, для ректора и первого проректора университета ответственным лицом будет секретарь, а для деканов и заведующих кафедрами — сотрудники подразделений, отвечающие за локальный документооборот.

В связи с этим количество лицензий системы меньше количества сотрудников университета, являющихся пользователями системы документооборота.

Ключевыми верхними типами документов в системе документооборота являются «входящие», «исходящие» документы, «письма и обращения граждан».

Они определяются в соответствии с жёстко регламентированными правилами и нормами обработки, исполнения. Их названия — дань традиционному бумажному документообороту.

Документы поступающие от внешних корреспондентов разделяются по признаку лица: юридического или физического. Они могут быть плановыми, случайными (непредсказуемыми) или ответными (стимулированными). Все остальные документы производятся внутри организации, поэтому правильнее было бы называть их «генерируемыми» (внутренними). Все «внутренние документы» традиционно называются «исходящими», т. е. формально доступными для внешних организаций и физических лиц. Но их «доступность» определена соответствующими законами страны, и может изменяться от 100% (полная доступность; публичные исходящие документы: пресс-релизы, публичные заявления и т. п.) до 0% (совершенно секретно; внутренние документы: государственные, финансовые, технологические документы и т. п. — практически недостижимая ситуация).