Поддержка пользователей документооборота

С февраля 2010 года все заявки на приобретение оборудования, расходных материалов и проведение работ проходят обязательную регистрацию в системе электронного документооборота. Заявки в виде служебных записок и докладных — не принимаются на рассмотрение. Обращаем внимание, что в каждом подразделении выделено специальное дополнительное дело в номенклатуре.

С 2010 года будут постепенно вводится новые виды регистрируемых документов подразделений, в соответствии с действующей локальной номенклатурой.

Просим всех ответственных за ведение электронного документооборота ещё раз ознакомиться с действующей номенклатурой дел и обращать внимание на инструкции и оперограммы (схемы движения документов), рассылаемые АЦИТ по соответствующим подразделениям.

В случае необходимости регистрации однотипных документов одной группы (заявления от сотрудников, больничные листы с продолжением, отчёты сотрудников с одинаковым списком визирования и т. п.) в системе предусмотрена функция «регистрация документа той же группы», переносящего все реквизиты из открытой карточки во вновь создаваемую.

Для этого достаточно нажать на иконку «Регистрация связанного документа» и выбрать те реквизиты, которые надо перенести в новую карточку.

В связи с переводом регистрации кадровых заявлений в подразделения университета, разъясняем:

Кадровые заявления бывают двух типов:

• заявления от граждан, которые не являются сотрудниками университета;
• заявления от сотрудников университета на изменение трудовых отношений.

В первом случае их необходимо регистрировать как «Заявление о приёме на работу», в которых: «Подписавшим» является сам гражданин, заносимый регистратором в справочник «Граждане»; «Визирующими» — ответственные сотрудники университета (начальник подразделения, ПФО, Учебный отдел и т. п.), а «Адресатом» — ректор.

Во втором случае (изменение разряда, доплата за совмещение, перевод и т. п.) регистрируется «Заявление от сотрудника», поскольку речь идет не о приёме на работу, а об изменении условий работы уже работающего гражданина. Единственным отличием от «Заявления о приёме на работу» является то, что поле «Подписавший» выбирается из списка «Подразделения» университета.

4 консультации для одной из кафедр по поводу оформления служебных записок.

На всякий случай приводим типовой порядок регистрации.

1. Внимательно прочитать служебную записку.
2. Заполнить поле «Подпись», выбрав из списка вашего подразделения сотрудника, который подаёт записку, и чья подпись стоит под текстом.
3. Заполнить поле «Содержание», как можно более полно, и в то же время кратко изложив суть содержания, ответив на вопрос «О чём?»
4. Заполнить поле «Адресат», выбрав из списка университета. Обычно служебные записки адресуются высшему должностному лицу. В университете — ректору.
5. Заполнить поле «Визирующие». Состав визирующих зависит от темы служебной записки и определяет лиц, которые должны выразить своё согласие до ректора. Например: ПФО указывает статью бюджетных расходов, если речь идёт о выплатах сотрудникам или приобретении; юридический отдел — о заключении трудовых договоров или законности действий; профком — о получении материальной помощи и т. п.
6. Приложить отсканированную служебную записку (если она написана от руки), или файл в текстовом виде (если он подготовлен в тектовом редакторе).
7. Нажать кнопку «Сохранить».

Служебная записка автоматически будет отправлена на согласование к визируюшим сотрудникам, после чего попадёт в ректорат на резолюцию ректора, который определяет, кто и в какие сроки будет исполнять его решение по вашей служебной записке.